Erziele bessere Ergebnisse durch Zeitplanung in Arbeitsblöcken – Time Blocking

Kennst du das? Du hast den ganzen Tag gearbeitet und doch ist nichts fertig geworden. Du bist tausendmal unterbrochen worden und hast hunderte Dinge angefangen, aber nichts beendet.

Zeitplanung und Zeitmanagement sind für Unternehmer und Selbstständige wichtige Elemente der Tagesplanung. Wichtige Projekte in Arbeitsblöcken abzuarbeiten, ist ein cleverer Schachzug, um deine Zeit optimal zu managen.

Zeitmanagement und Zeitoptimierung

Zeit stellt in unserer Umwelt die einzige Ressource dar, die gerecht verteilt ist. Sie kann weder gespeichert noch zurückgewonnen werden. Egal ob Milliardär oder Harz4 Empfänger – für jeden hat der Tag 24 Stunden und die Woche 7 Tage.

Um in kurzer Zeit viel zu leisten, ist es wichtig, sich mit dem Thema Zeitmanagement und Zeitoptimierung zu befassen. Es ergibt wenig Sinn, wie ein Ackergaul zu arbeiten – dies aber ziel- und planlos zu tun. Dann bist du zwar völlig erledigt, aber hast keine Erfolge zu verzeichnen.

Um effektiv und effizient deine Aufgaben zu erledigen, musst du gezielt vorgehen!

Was bedeutet Zeitplanung?

Zeitplanung beschäftigt sich mit Maßnahmen, die wertvolle verfügbare Zeit in einem gewissen Zeitrahmen zu planen. Wieweit man im Voraus plant, hängt immer von den gestellten Aufgaben und deren Umfang ab.

• Was steht an Terminen bereits unveränderbar fest?
• Was hat Priorität?
• Wie viel Zeit benötigst du für eine bestimmte Aufgabe?

Eigene Strategien entwickeln

Sicher hast auch du für dich die eine oder andere Strategie entwickelt, um deine Aufgaben – privat oder beruflich – erfolgreich zu bewältigen. Wie erfolgreich bist du damit? Wenn es noch nicht optimal läuft oder sich die Bedingungen ändern, solltest du dir deine Strategie und deine Arbeitsprozesse nochmal anschauen.

Hier eine Strategie, die ich bei erfolgreichen Menschen immer wieder sehe und die ich auch selbst anwende: Arbeiten in Zeitblöcken.

Teilen dir deine Arbeitszeit in sinnvolle Zeitblöcke auf. Beschäftige dich nur mit wenigen Dingen intensiv und immer mit einer Aufgabe nach der anderen. 

Beispiel: 

Du hast fünf größere Problemfelder zu bearbeiten, für die du jeweils einen Zeitaufwand von fünf Tagen benötigst. Arbeite jetzt nicht einen Tag an Problem 1, den nächsten Tag an Problem 2, den übernächsten Tag an Problem 3, usw.

Viel nützlicher und sinnvoller ist es, wenn du dir für jedes Problemfeld eine Arbeitswoche nimmst und das jeweilige Projekt abschließend beendest.

Ebenso, wenn du 3 einzelne Aufgaben an einem Tag erledigen musst, die je 2 Stunden mit voller Konzentration benötigen. Es wäre nicht sinnvoll, jeweils 30 Minuten an der einen und dann an einer anderen Aufgabe zu arbeiten und zwischendurch noch Anrufe und E-Mails zu beantworten. Lege dir 3x einen 2-Stunden-Block fest für je eine Aufgabe. Schalte während dieser Zeit alle Störungen aus.

Du kannst dich dann mit jeder Frage viel eingehender und intensiver beschäftigen, als wenn du von Arbeitstag zu Arbeitstag zu einem anderen Themenkreis hüpfst.

Deine Arbeitsweise wird sonst oberflächlich bleiben und kann nicht zu optimalen Ergebnissen führen.

Bevor du ein Problem löst, musst du dich in den Themenkreis einarbeiten. Dies erfordert Zeit. Wenn du dir – wie in dem ersten Beispiel – nur einen Tag in der Woche nimmst, brauchst du jedes Mal erneut diese Einarbeitungszeit. Deine Arbeitsweise wird daher ineffizient.

Je komplizierter ein Themenkreis, desto länger brauchst du, um alle Sachverhalte zu erkennen und um alle wichtigen Informationen parat zu haben. Arbeite in geschlossenen Zeitblöcken und löse Probleme gründlich, eines nach dem anderen. 

Diese clevere Vorgehensweise ist so effektiv, weil du dich nicht immer von neuem in ein Arbeitsfeld einarbeiten musst. Arbeite so lange an einer Aufgabe, bis diese vollständig beendet ist. Erst dann gehe zur nächsten Aufgabe über.

Auch bei den kleineren Aufgaben ist es sinnvoll, diese in Zeitblöcke zusammenzufassen. Ständig von einer Aufgabe zur anderen zu hopsen, ist ineffektiv und erhöht die Fehlerquote. Teile dir deinen Tag in Zeitblöcke, zwischen denen du Pausen einplanst. 

Ob du dabei nach der Pomodoro-Methode vorgehst, oder eine andere Einteilung wählst, hängt von deinen Vorlieben und Bedürfnissen ab.

Ich empfehle dir, auch die Bearbeitung deiner E-Mails und der Brief-Post und das Lesen und Beantworten von Social-Media-Beiträgen gesammelt zu bestimmten Zeiten zu erledigen. So vermeidest du es, ständig abgelenkt zu werden und Zeit zu verschwenden.

Das Erstellen von Social-Media-Inhalten ist bei mir ein eigener Arbeitsprozess und hat damit einen eigenen Zeitblock. Ebenso habe ich pro Woche einen Zeitblock für die Ablage und Archivierung und einen für Buchhaltung und Finanzfragen.

Für alle Arbeiten, bei denen du hoch konzentriert bzw. kreativ sein musst, plane Fokuszeiten ein und schalte alle Störungen ab. Lege diese Fokuszeiten auf die Tageszeit, in der du geistig am leistungsfähigsten bist.

Versuche Außer-Haus-Termine oder Zoom-Gespräche ebenfalls in Blöcken zusammenzufassen. Wenn du dies beispielsweise auf zwei Vormittage und einen Nachmittag in der Woche begrenzt, kannst du in der übrigen Zeit fokussierter an deinen Projekten arbeiten.

Warum solltest du eine eigene Zeitplan-Strategie entwickeln?

Jeder Mensch ist anders. Jeder hat seine Hochs und Tiefs während eines Tages. Passe deinen Arbeitsrhythmus und deine Arbeitsleistung deinen persönlichen Bedürfnissen an. Wann kannst du dich am besten konzentrieren? Wann bist du eher unkonzentriert und brauchst Bewegung? Nichts ist in Stein gemeißelt. Du musst deinen Zeitplan immer wieder auf geänderte Bedingungen zuschneiden.

Wichtig! Plane deine Pausen und die Zeit für dich und deine Familie ebenso fest in deinem Kalender ein, wie deine Arbeitszeiten.

Wenn du eher der hibbelige Typ bist und nicht lange stillsitzen kannst, plane kürzere Zeitblöcke und mache dazwischen bewegte Pausen (Gymnastik, Spaziergang, etc.). Arbeitest du gerne lange und kannst dich auch längere Zeit konzentrieren, sind auch Blöcke von 1,5 - 3 Stunden möglich. Passe die Länge der Zeitblöcke an die jeweilige Tätigkeit an.

Beispielsweise könnte bei einer Bürotätigkeit deine Zeitplanung so aussehen:

Montag 

9:00-9:30 E-Mails und WhatsApp checken auf Terminänderungen

9:30-10:00 Wochenplanung und To-do-Liste aktualisieren

10:00-10:15 kurze Pause

10:15-11:45 Fokuszeit für deine Projekte oder um Blogartikel zu verfassen

11:45-12:00 Lesen und Kommentieren auf Instagram

12:00-13:00 Mittagspause

13:00-14:30 Fokuszeit für Kundenprojekte

14:30-14:45 kleine Pause

14:45-15:30 Routineaufgaben

15:30-16:00 Rechnungen schreiben

16:00-17:00 E-Mail-Posteingang leeren ⇨ löschen, beantworten, delegieren, in Kalender und To-do-Liste eintragen oder wenn du auf eine Rückmeldung warten musst, in die Wiedervorlage verschieben

17:00-18:00 Spaziergang

Dienstag

9:00-9:30 E-Mails und WhatsApp auf Terminänderungen checken

9:30-9:45 To-do-Liste aktualisieren

9:45-10:00 Interaktion auf LinkedIn

10:00-10:15 kurze Pause

10:15-11:45 Fokuszeit für Kundenprojekte

11:45-12:00 Lesen und Kommentieren auf Facebook

12:00-13:00 Mittagspause

13:00-14:30 Kundengespräche per Zoom

14:30-14:45 kleine Pause

14:45-15:30 Angebote erstellen

15:30-16:15 Routineaufgaben

16:15-17:00 E-Mail-Posteingang leeren ⇨ löschen, beantworten, delegieren, in Kalender und To-do-Liste eintragen oder wenn du auf eine Rückmeldung warten musst, in die Wiedervorlage verschieben

17:00-17:15 zum Yoga-Studio laufen

17:15-18:00 Yoga

und dein Freitag könnte so enden:

15:30-15:45 Ablage und Archivierung

15:45-16:00 Buchhaltung und Kontocheck

16:00-16:45 E-Mail-Posteingang leeren ⇨ löschen, beantworten, delegieren, in Kalender und To-do-Liste eintragen oder wenn du auf eine Rückmeldung warten musst, in die Wiedervorlage verschieben

16:45-17:00 die nächste Woche planen

17:00-18:00 gemütlicher Start ins Wochenende

Welche Strategie nutzt du bisher?

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